1) ¿Qué es VERIFACTU?
En su sentido propio, es un sistema informático de facturación implementado por la Administración Tributaria que garantiza al receptor de la factura que este documento es el que le ha sido suministrado a dicho organismo. En sentido extenso, bajo tal denominación la comunidad de profesionales tributarios alude al conjunto de regulaciones introducidas por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.
2) ¿Me obliga VERIFACTU a cambiar mi programa de contabilidad?
No exactamente. A lo que me obliga VERIFACTU es a que, a partir de 1 de julio de 2025, mi programa de facturación cumpla con una serie de requisitos impuestos por el Real Decreto mencionado. Dado que de no cumplir con dichos requisitos las consecuencias para el empresario pueden ser durísimas, la mayoría de proveedores informáticos hace tiempo que se están preparando para que nuestros equipos estén adaptados en tiempo y forma a esta normativa, por lo que, en la mayoría de los casos, nos instalarán nuevas versiones compatibles con las exigencias del Reglamento.
3) ¿Afecta el VERIFACTU a los tickets?
El ticket (factura simplificada, en la nomenclatura del reglamento) también se ve afectado por la normativa verifactu, por lo que su emisión a través de un sistema informático de facturación obligará al cumplimiento de todo lo contemplado en la normativa.
4) ¿Cómo sabré si mi programa es legal?
Los proveedores nos certificarán, mediante una declaración responsable, que el sistema informático cumple con lo dispuesto en la norma. Esta declaración constará por escrito y de modo visible en el propio sistema informático en cada una de sus versiones.
5) ¿Qué pasa si continúo utilizando un software pirata?
No hace falta usarlo. La mera tenencia de un sistema informático que no se ajuste a lo previsto puede comportar una multa de 50.000 €. Además, los inspectores tendrán la facultad de personarse en nuestro negocio y exigir el acceso a nuestros registros de facturación para comprobar el cumplimiento de lo estipulado en el Reglamento
6) ¿Qué pasa si yo no tengo programa de contabilidad ni de facturación, sino que simplemente creo mis facturas con Word, Excel o similares?
Estas aplicaciones, en la medida que se utilicen solo para emitir las facturas y no estén conectadas con un sistema más extenso de procesamiento de datos, no son sistemas de facturación en el sentido de la norma, y por tanto no se verían afectados por el reglamento VERIFACTU. Sin embargo, en poco tiempo entrará en vigor la normativa relativa a la factura electrónica (no confundir con VERIFACTU), que obligará en la práctica a utilizar un sistema de facturación homologado siempre y cuando alguno de nuestros clientes sea empresario. Por lo tanto, la figura del empresario que elabora sus facturas en Word y las entrega en papel está indefectiblemente condenada a desaparecer en breve.
7) ¿Me afecta el VERIFACTU si soy arrendador?
Salvo en los casos muy especiales en que el arrendamiento es una actividad económica (es decir, cuando por el volumen de inmuebles que ofrezco en arriendo preciso una cierta ordenación de medios materiales y humanos, entre los cuales necesariamente la contratación de al menos un empleado a jornada completa), las personas físicas arrendadoras de inmuebles no se ven afectadas por el sistema VERIFACTU. (sin perjuicio de lo que explicaremos en el apartado 14).
8) ¿Cómo cambiará VERIFACTU mi día a día?
En primer lugar, si uno no es amante de los deportes de riesgo extremo, deberá olvidarse de las cajas registradoras con softwares de doble contabilidad y de programas pirata, y acudir a proveedores informáticos de confianza.
En segundo lugar, estos programas dejarán rastro de todos los cambios efectuados en las facturaa. Por lo tanto, las prácticas tan extendidas de cambiar el concepto de la factura, retrofechar facturas o simplemente romperlas y volverlas a emitir no serán posibles si no es a través del procedimiento reglamentariamente establecido de emitir facturas rectificativas, y por lo consiguiente quedará constancia de todo cambio introducido con posterioridad a la emisión de la factura original, por banal que sea el error.
En tercer lugar, la factura emitida con un programa homologado incorporará un código QR, que será como su marchamo de autenticidad a para el destinatario.
9) ¿Hay posibilidad de evitar el VERIFACTU?
Sí, quienes voluntariamente se acojan al SII no deberán preocuparse de las consecuencias de este reglamento.
Recordemos que el SII no es otra cosa que la comunicación a Hacienda, prácticamente en tiempo real, de todas las facturas emitidas y recibidas.
Tampoco tendrán esta obligación quienes no utilicen sistemas informáticos de facturación, aunque ya hemos dicho que esta puerta se cerrará más pronto que tarde.
10) Si no tengo programa informático y quiero o debo emitir facturas con el código QR que garantiza su veracidad, ¿tengo que invertir en un programa nuevo?
No. La Agencia Tributaria ofrecerá un aplicativo que permitirá gratuitamente emitir mis facturas con los requisitos VERIFACTU. Lógicamente, esto implica que Hacienda será conocedora de todas mis facturas emitidas.
11) ¿Qué información facilitará el código QR incorporado a toda factura emitida con un sistema informático?
Depende de si ha sido emitida con el programa de Hacienda o no. En el caso de que el emisor utilice el sistema implementado por la Agencia Tributaria, el receptor de la factura podrá comprobar que esa factura ha sido correctamente declarada y por lo tanto no ha podido ser manipulada. Si el emisor utiliza un programa propio, la información que recibirá el receptor que lea el código QR no le garantizará que esa factura ha sido debidamente declarada por el emisor, ya que únicamente aparecerá el aviso de que que se trata de una factura “no verificable”, pero esa lectura del QR comportará que automáticamente la AEAT incorpore el contenido de esa factura en sus archivos, pudiendo hacer uso de ella posteriormente en el ejercicio de sus facultades de comprobación e investigación. Será, por tanto, un elemento de disuasión.
12) ¿Cuándo entra en vigor VERIFACTU?
El Reglamento prevé que todos los sistemas informáticos deben estar adaptados al nuevo paradigma el día 1 de julio de 2025. No obstante, está en trámite un a modificación que demora esta entarda en vigor hasta el 1 de enero de 2026, y hasta el 1 de julio de 2026 para las personas físicas.
13) ¿Cómo afecta VERIFACTU a mis facturas recibidas?
De momento, entendemos que todo formato de factura recibida que cumpla las exigencias del reglamento de facturación seguirá siendo válido para su receptor, ya que el receptor de la factura no está oblligado a conocer si el emisor utiliza un programa legal ni siquiera si utiliza un sistema informático de facturación. La inclusión del código QR, no obstante, le puede permitir una mayor facilidad de conttrol y contabilización de dichas facturas recibidas.
14) ¿Cuál es el próximo paso en la adaptación de la facturación a las nuevas tecnologías?
El próximo paso será sin duda la adaptación a la factura electrónica, que viene regulada en una norma distinta (la ley 18/2022). Esta ley prevé que será obligatoria la factura electrónica entre empresas (todavía no entre empresas y particulares) en el plazo de un año desde que apruebe el reglamento que ha de desarrollar este instrumento para las empresas con un volumen de facturación superior a ocho millones de euros, y de dos años para el resto de empresas. El citado reglamento aún no ha sido aprobado, pero no se espera que se demore muchas semanas más.
La factura electrónica (no confundir con VERIFACTU) implicará la conexión obligatoria con una plataforma de intercambio de archivos electrónicos, al que tendrá acceso la Agencia Tributaria en tiempo real, lo que permitirá que ésta tenga conocimiento de todas nuestras facturas recibidas, así como de todas las que emitamos a nuestros clientes empresarios.
Quien solo emita facturas a consumidores finales tampoco quedará totalmente al margen de este sistema, ya que deberá exigir a todos sus proveedores que las facturas que les emitan sean electrónicas y además deberá notificar a la plataforma de intercambio tanto la recepción de la misma como su forma de pago.
