Vehículo "De Empresa"¿ Un ahorro fiscal o un dolor de cabeza?

En el presente informe intentaremos dar respuesta a una pregunta recurrente por parte de socios y/o administradores de una sociedad mercantil. “Me voy a comprar un turismo: ¿lo puedo poner a nombre de la empresa?”.

Previamente, conviene aclarar que no se analizará aquí la fiscalidad del vehículo propiedad del empresario individual que actúa como persona física, sino de aquellos turismos que son propiedad de sociedades y que pueden ser utilizados por el administrador o directivo, por los asalariados, por los socios o por terceras personas, sea en el ejercicio de la actividad, sea para sus necesidades privadas, o sea para ambos fines, como suele ser la mayoría de los casos.

Para facilitar la comprensión de la materia, dividiremos el estudio en diferentes apartados, según sea el supuesto de hecho ante el que nos encontremos. Lógicamente, la simple manifestación del contribuyente en el sentido de que el vehículo se destina a tal o cual fin o que lo utiliza tal o cual persona no vinculará a la Administración Tributaria si no se aportan los medios de prueba suficientes para acreditar tales afirmaciones. Aunque la identificación del conductor habitual no suele plantear discusiones (es importante, no obstante, comprobar quién figura como tal en el seguro del vehículo, o a quién se ha identificado como tal en las infracciones de tráfico), va a ser muy difícil demostrar, salvo en determinados casos, que el vehículo en cuestión no es objeto de utilización privativa por parte del usuario.

En este sentido, hay empresas que están empezando a instalar GPS en sus flotas al objeto de demostrar que los vehículos no se utilizan fuera del horario de trabajo (también puede valer la acreditación de que el vehículo se estaciona en determinado parking fuera de la jornada laboral), pero hay que reconocer que este no será el escenario habitual que nos encontraremos.

2.- Vehículo utilizado por comerciales de la empresa

Este sería en principio el escenario más claro. Salvo que se pacte expresamente que el vehículo constituye una remuneración para el comercial (lo cual no es lo habitual), es defendible que esta cesión no constituye hecho imponible alguno para ninguna de las partes, y que además la empresa puede deducirse tanto la totalidad del IVA de la adquisición como amortizarse su coste. Queda la duda de si el uso mixto por parte del comercial (es decir, la posibilidad de usarlo privativamente) podría constituir un autoconsumo sujeto a IVA, cuestión sobre la que está pendiente de pronunciarse el Tribunal Supremo. Conviene aclarar que comercial será aquel trabajador con contrato laboral bajo esa categoría, por lo que no podremos incluir en este epígrafe en ningún caso al gerente sin vínculo laboral que alega ejercer funciones comerciales para la sociedad.

3.- Vehículo utilizado por un empleado a título oneroso

Este es el caso, no muy frecuente, de que se haya pactado que parte del salario del trabajador lo constituye la cesión del vehículo para su uso particular por parte de este. En este caso, dicha cesión constituye un rendimiento en especie, que a su vez es base de cotización para la Seguridad Social, y además constituye un hecho imponible del Impuesto sobre el Valor Añadido, que se devengará a medida que se amortice el vehículo por parte de la empresa.

4.- Vehículo utilizado de forma gratuita por un asalariado

Uno de los casos más frecuentes es cuando la empresa pone gratuitamente a disposición del empleado un vehículo de empresa para que este lo utilice indistintamente tanto en horario de trabajo como en su tiempo libre.

En este caso, lo más normal es que no pueda acreditarse qué parte del tiempo se emplea el coche para trabajar y qué parte se usa a título privado.

En este caso, se ha consolidado el criterio de que se presume el uso privativo en todo momento fuera de la jornada laboral. Es decir, en una jornada de 1.800 horas anuales, dado que el año natural tiene 8.760 horas, se está estimando que el uso privativo equivale solo al 20% del tiempo de utilización del vehículo, por lo que el 80% restante constituye un rendimiento en especie a efectos del IRPF y además un autoconsumo gravado con IVA, siempre que la empresa se hubiera deducido el IVA en la adquisición del vehículo.

5.- Vehículo utilizado por directivos

Este es seguramente el caso más habitual, en que el Administrador o gerente de la empresa, que a su vez es socio de la misma y por tanto no tiene vínculo laboral, sino que cotiza por el régimen de los trabajadores autónomos, se plantea adquirir un vehículo turismo para su uso mixto, en parte para el trabajo, en parte para su uso particular, y suele tomar la decisión de ponerlo a nombre de la empresa porque se va a deducir el 50% del IVA y va a amortizar su coste, ahorrándose por tanto una cuarta parte del mismo al contabilizar esa amortización como coste en el Impuesto sobre Sociedades.

Pero si hemos hasta aquí, empezaremos a sospechar que este razonamiento tiene gato encerrado.

Y, en efecto, es así, porque, aplicando a dicho directivo las mismas consecuencias que hemos expuesto para los trabajadores, resultará que en este caso el uso por el directivo constituye una retribución en especie que tributará en su IRPF a su tipo marginal y un autoconsumo que obligará a la empresa a repercutir e ingresar una cuota de IVA con carácter periódico al ritmo de la amortización del vehículo.

A la larga, por tanto, en caso de una regularización por parte de los órganos de revisión de la Agencia Tributaria, el “vehículo de empresa” puede salir caro, pues se perderá la ventaja de la deducción del IVA (al obligar a repercutir un IVA por la cesión gratuita), se perderá asimismo la ventaja de la amortización (al transformarse en un rendimiento en especie que normalmente tributará en el IRPF del directivo a un tipo superior al que se ahorra al considerar la amortización como gasto en el Impuesto sobre Sociedades de la sociedad propietaria del vehículo), y se deberá afrontar muy probablemente una sanción por falta de ingreso de las correspondientes cuotas de IVA y del ingreso a cuenta de la retribución en especie, en sede de la empresa, o del propio rendimiento en especie en sede del directivo.

6.  ¿Y si quién utiliza el vehículo es un socio o persona vinculada que no trabaja para la sociedad?

En este caso la situación es la misma que en el caso anterior, con la diferencia que en IRPF la retribución en especie no constituirá un rendimiento del trabajo para el usuario del vehículo, sino una retribución del capital en especie.

7.- ¿Y si la empresa ni se ha deducido el IVA del vehículo ni lo ha amortizado?

Este caso constituye una especie de confesión de que el uso del vehículo es totalmente privativo, y por lo tanto Hacienda probablemente lo tratará como si fuera un dividendo o utilidad para el directivo usuario del mismo. Es decir, se interpretará que esa situación es equivalente a que la sociedad haya distribuido un dividendo para que el socio pueda con su importe adquirir un vehículo para su uso particular.

8.- Valoración final

Como se puede observar, casi todos los caminos están cerrados para que el directivo pueda tener una ventaja fiscal respecto del contribuyente que no dispone de una sociedad a nombre de la cual pueda poner el vehículo.

Si efectivamente el vehículo solo se utiliza en el seno de la empresa, y se puede demostrar (porque lo conduce un comercial, o porque puede acreditarse por cualquier medio válido que el mismo queda inactivo fuera del horario laboral), en tal caso constituirá un gasto deducible para la empresa y no afectará fiscalmente al conductor habitual del mismo.

Pero la situación habitual será aquélla en la que no se podrá demostrar el uso exclusivamente profesional del vehículo, en cuyo caso el criterio de la disponibilidad (es decir, la presunción de que el uso privativo ocupa un 80% de la vida útil del vehículo) acabará significando que el ahorro para el empresario será cero o cercano a cero. En este caso, la única “salvación” es que, por el momento, Hacienda no está siendo exhaustiva en el control de estas incidencias y que en algunos casos el vehículo puede ya estar parcial o completamente amortizado en el ejercicio objeto de revisión, pero el empresario debe ser consciente de que el disponer de un “vehículo de empresa” supondrá, de no proceder a la liquidación del IVA por autoconsumo y del rendimiento en especie que implica su uso particular, una contingencia sujeta a regularización en cualquier momento.